Welche Dokumente brauche ich für Flugentschädigung? - Komplette Checkliste

Welche Dokumente brauche ich für Flugentschädigung? - Komplette Checkliste
Sie hatten eine Flugverspätung oder -annullierung und möchten Ihre Entschädigung fordern? Die richtigen Dokumente sind der Schlüssel zum Erfolg. In diesem umfassenden Ratgeber erfahren Sie genau, welche Unterlagen Sie benötigen, wie Sie diese beschaffen und optimal organisieren.
Schnellinfo: Die drei wichtigsten Dokumente sind Ihr Boardingpass, die Buchungsbestätigung und eine Verspätungsbescheinigung. Aber es gibt noch mehr, was Ihren Anspruch stärken kann.
Die unverzichtbaren Dokumente - Das müssen Sie haben
Ohne diese Basisdokumente wird es schwierig, Ihre Flugentschädigung erfolgreich durchzusetzen. Sie bilden das Fundament Ihres Anspruchs.
1. Boardingpass (Bordkarte)
Der Boardingpass ist das wichtigste Dokument überhaupt. Er beweist, dass Sie tatsächlich auf dem verspäteten oder annullierten Flug waren.
Was muss auf dem Boardingpass zu sehen sein:
- Ihr vollständiger Name (wie im Reisepass)
- Flugnummer und Flugdatum
- Abflug- und Zielflughafen
- Gebuchte Abflugzeit
- Sitzplatznummer (wenn vergeben)
- Barcode oder Buchungscode
- Name der ausführenden Airline
Wichtig: Auch wenn Sie eingecheckt haben, aber der Flug dann annulliert wurde, ist der Boardingpass ein wichtiger Nachweis. Er zeigt, dass Sie rechtzeitig erschienen sind.
2. Buchungsbestätigung
Die Buchungsbestätigung ist Ihr zweiter Grundpfeiler. Sie dokumentiert, dass Sie einen rechtsverbindlichen Vertrag mit der Airline geschlossen haben.
Diese Informationen sollte Ihre Buchungsbestätigung enthalten:
- Buchungsnummer / Reservierungscode (6-stellig, z.B. ABC123)
- Namen aller Passagiere
- Vollständige Flugroute mit allen Teilstrecken
- Gebuchte Flugzeiten (Hin- und ggf. Rückflug)
- Buchungsdatum
- Gezahlter Preis (wichtig bei Pauschalreisen)
- Kontaktdaten des Buchenden
Unterschiedliche Buchungswege:
- Bei Direktbuchung: E-Mail von der Airline
- Bei Online-Reisebüros: Bestätigung von Opodo, Expedia, etc.
- Bei Pauschalreise: Reiseunterlagen vom Veranstalter
- Bei Geschäftsreisen: Unterlagen vom Corporate Travel Service
3. Verspätungsbescheinigung
Dieses Dokument bestätigt offiziell, dass Ihr Flug verspätet war oder annulliert wurde.
So erhalten Sie eine Verspätungsbescheinigung:
-
Am Flughafen:
- Gehen Sie zum Serviceschalter der Airline
- Fragen Sie explizit nach einer "Delay Confirmation" oder "Verspätungsbescheinigung"
- Lassen Sie sich die Verspätungsdauer schriftlich bestätigen
- Notieren Sie den Grund für die Verspätung (wenn angegeben)
-
Nach dem Flug:
- Kontaktieren Sie den Kundenservice der Airline per E-Mail
- Fordern Sie eine schriftliche Bestätigung der Verspätung an
- Geben Sie Flugnummer, Datum und Ihre Buchungsnummer an
- Speichern Sie die Antwort-E-Mail
-
Alternative Nachweise:
- Screenshots von Flugverfolgungsportalen (FlightRadar24, FlightStats)
- Anzeigetafeln am Flughafen (Foto der Departure/Arrival Boards)
- Durchsagen der Airline (wenn möglich aufnehmen)
Tipp: Auch ohne offizielle Verspätungsbescheinigung können wir Ihren Anspruch oft durchsetzen. Flugdaten sind öffentlich verfügbar und können nachträglich ermittelt werden.
Der Boardingpass - Ihr wichtigstes Beweisstück
Der Boardingpass verdient besondere Aufmerksamkeit, da er das am häufigsten verlorene Dokument ist.
Boardingpass sichern: So machen Sie es richtig
Sofort am Flughafen:
- Fotografieren Sie Ihren Boardingpass sofort nach Erhalt
- Laden Sie ihn in eine Cloud hoch (Google Drive, Dropbox, iCloud)
- Senden Sie sich selbst eine E-Mail mit dem Foto
- Speichern Sie digitale Boardingpässe permanent ab
Bei digitalen Boardingpässen:
- Screenshot vom kompletten Boardingpass machen (alle Informationen sichtbar)
- PDF-Version in der Airline-App exportieren (wenn möglich)
- Nicht nur auf die App verlassen - sie löscht oft alte Flüge
- In mehreren Formaten speichern (Foto + PDF)
Organisation:
- Ordner "Reisen [Jahr]" erstellen
- Unterordner für jede Reise anlegen
- Alle Dokumente zusammen ablegen
- Backup auf externem Speicher oder Cloud
Boardingpass verloren - Was jetzt?
Keine Panik! Es gibt mehrere Wege, Ihren Anspruch trotzdem nachzuweisen:
1. Airline kontaktieren:
Musteranfrage per E-Mail:
Betreff: Anfrage Boardingpass-Kopie - Flug [Flugnummer] vom [Datum]
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich bin am [Datum] mit Ihrem Flug [Flugnummer] von [Abflugort]
nach [Zielort] geflogen. Leider habe ich meinen Boardingpass verloren.
Für die Geltendmachung meiner Fluggastrechte benötige ich eine
Kopie oder Bestätigung meiner Beförderung.
Meine Buchungsdaten:
- Buchungsnummer: [ABC123]
- Name: [Ihr Name]
- Flugdatum: [TT.MM.JJJJ]
- Flugnummer: [AB1234]
Bitte senden Sie mir eine Kopie des Boardingpasses oder eine
Bestätigung meiner Beförderung zu.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
2. Alternative Nachweise:
- Buchungsbestätigung + Kreditkartenabrechnung (beweist Zahlung)
- Check-in-Bestätigung per E-Mail oder SMS
- Treueprogramm-Gutschrift (Meilengutschrift beweist den Flug)
- Hotelrechnung am Zielort (beweist Ankunft)
- Reisepass mit Ein-/Ausreisestempel (bei Nicht-Schengen-Ländern)
3. Dienstleister einschalten: FlugNinja und andere Dienstleister haben oft Zugang zu Airline-Systemen und können fehlende Dokumente beschaffen oder den Anspruch auch ohne Boardingpass durchsetzen.
Wichtig: Die meisten Airlines sind verpflichtet, Passagierdaten 3-5 Jahre zu speichern. Ihr Anspruch ist also nicht automatisch verloren.
Buchungsbestätigung: Mehr als nur eine E-Mail
Die Buchungsbestätigung wird oft unterschätzt, ist aber bei Streitfällen entscheidend.
Was tun bei verschiedenen Buchungsarten?
Direktbuchung bei der Airline:
- Bestätigungs-E-Mail sofort ausdrucken oder als PDF speichern
- In Kundenkonto der Airline einloggen und Buchung herunterladen
- Zahlungsbestätigung aufbewahren
Buchung über Online-Reisebüro:
- Bestätigung vom Reisebüro UND von der Airline erhalten
- Beide Dokumente aufbewahren
- Bei Problemen: Reisebüro ist erster Ansprechpartner
- Wichtig: Prüfen Sie, mit welcher Airline Sie tatsächlich fliegen (kann vom buchenden Unternehmen abweichen)
Pauschalreise:
- Reisebestätigung vom Veranstalter
- Separate Flugdaten (oft erst später)
- Sicherungsschein nicht vergessen
- Achtung: Bei Pauschalreisen gelten zusätzliche Rechte
Geschäftsreise:
- Reisekostenabrechnung als Backup
- Firmen-Reisebüro kann Unterlagen oft nachliefern
- Travel Management System prüfen
Buchungsbestätigung verloren?
Wiederherstellung Schritt für Schritt:
-
E-Mail-Postfach durchsuchen:
- Suchbegriffe: Flugnummer, Airline-Name, "Booking Confirmation", "Buchungsbestätigung"
- Spam-Ordner prüfen
- Archiv durchsuchen
-
Airline-Kundenkonto:
- Auf Website der Airline einloggen
- Bereich "Meine Buchungen" oder "My Trips"
- Buchung über Nachname + Buchungsnummer abrufen
- Erneut als PDF speichern
-
Zahlungsnachweis nutzen:
- Kreditkartenabrechnung
- PayPal-Transaktionshistorie
- Banküberweisung
- In Kombination mit Buchungsnummer oft ausreichend
Verspätungsbescheinigung richtig anfordern
Die Verspätungsbescheinigung ist oft der kniffligste Teil - hier die Profi-Tipps.
Am Flughafen: Der direkte Weg
Optimales Vorgehen vor Ort:
-
Rechtzeitig handeln:
- Sobald die Verspätung bekannt wird
- Bevor Sie das Gate verlassen
- Noch am Flughafen, nicht erst zu Hause
-
Richtiger Ansprechpartner:
- Serviceschalter der ausführenden Airline (nicht Ihres Buchungspartners)
- Gate-Personal (kann oft schneller ausstellen)
- Customer Service Desk im Terminal
-
Was Sie sagen sollten:
- "Ich benötige eine schriftliche Bestätigung der Verspätung für meine Fluggastrechte"
- "Bitte dokumentieren Sie die genaue Verspätungsdauer und den Grund"
- "Ich möchte dies für eine mögliche Entschädigungsforderung"
-
Was dokumentiert werden sollte:
- Geplante Abflugzeit
- Tatsächliche Abflugzeit
- Ankunftszeit am Zielort
- Grund der Verspätung (sehr wichtig!)
- Stempel und Unterschrift der Airline
Geheimtipp: Bitten Sie mehrere Mitarbeiter um Bestätigungen. Manche Airlines verweigern dies zunächst - bleiben Sie freundlich aber bestimmt.
Nach dem Flug: Online-Anfrage
E-Mail-Vorlage für Verspätungsbestätigung:
Betreff: Anfrage Verspätungsbestätigung - Flug [Flugnummer] vom [Datum]
Sehr geehrte Damen und Herren,
mein Flug [Flugnummer] von [Abflugort] nach [Zielort] am [Datum]
hatte eine Verspätung von [X] Stunden.
Für die Geltendmachung meiner Rechte nach EU-Verordnung 261/2004
benötige ich eine schriftliche Verspätungsbestätigung mit folgenden Angaben:
1. Geplante Abflugzeit
2. Tatsächliche Abflugzeit
3. Tatsächliche Ankunftszeit am Zielort
4. Grund für die Verspätung
5. Information zu außergewöhnlichen Umständen (falls zutreffend)
Meine Buchungsdaten:
- Buchungsnummer: [ABC123]
- Name: [Ihr Name]
- Flugdatum: [TT.MM.JJJJ]
Ich bitte um schriftliche Bestätigung innerhalb von 14 Tagen.
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
Wo Sie die Anfrage senden:
- Kundenservice-E-Mail der Airline (meist auf Website unter "Kontakt")
- Online-Kontaktformular
- Social Media (Twitter/X, Facebook) - oft schnellere Reaktion
- Postalisch per Einschreiben (bei wichtigen Fällen)
Alternative Nachweismethoden
Wenn die Airline nicht kooperiert:
1. Flugverfolgungsportale:
- FlightRadar24.com
- FlightStats.com
- FlightAware.com
- Screenshots der Verspätungsdaten machen
- Zeigen echte Abflug- und Ankunftszeiten
2. Flughafen-Datenbanken:
- Offizielle Flughafen-Websites dokumentieren alle Flüge
- Arrival/Departure Boards sind öffentlich einsehbar
- Archivierte Daten oft abrufbar
3. Professionelle Dienstleister:
- Haben Zugang zu offiziellen Luftfahrtdatenbanken
- Können Flughistorie detailliert nachweisen
- FlugNinja prüft automatisch alle verfügbaren Datenquellen
4. Eigene Dokumentation:
- Fotos der Anzeigetafeln
- Zeitstempel auf eigenen Fotos
- Zeugenaussagen von Mitreisenden
- Social Media Posts mit Zeitstempel
Optionale aber hilfreiche Dokumente
Diese Dokumente sind nicht zwingend erforderlich, können Ihren Fall aber erheblich stärken.
Fotodokumentation
Was Sie fotografieren sollten:
Am Flughafen:
- Anzeigetafel mit Verspätungsinformation
- Ihr Boardingpass (beide Seiten)
- Gate-Nummern und Beschilderung
- Wartebereiche mit Zeitstempel
- Informationsdurchsagen (als Video)
- Service-Schalter bei Anfragen
Bei längeren Wartezeiten:
- Uhren/Zeitanzeigen
- Menschenmassen am Gate
- Leere Gates nach Abflug
- Essensbons oder Verpflegung
- Hotelgutscheine (falls bereitgestellt)
Technische Tipps:
- Automatischen Zeitstempel aktivieren
- GPS-Ortung einschalten (beweist Standort)
- Mehrere Fotos aus verschiedenen Winkeln
- Wichtige Infos nah heranzoomen
- Sofort in Cloud sichern
Ausgabenbelege
Diese Kosten sollten Sie dokumentieren:
Verpflegung:
- Mahlzeiten während der Wartezeit
- Getränke
- Snacks
- Hinweis: Oft von Airline zu erstatten, auch ohne Entschädigung
Unterkunft:
- Hotelübernachtung (wenn von Airline nicht gestellt)
- Taxi zum/vom Hotel
- Frühstück
Transport:
- Taxi statt öffentliche Verkehrsmittel (bei Notwendigkeit)
- Mietwagen für alternative Route
- Parkgebühren (zusätzliche Tage)
Kommunikation:
- Internationale Telefonate
- WLAN-Kosten am Flughafen
- Roaming-Gebühren
Weitere Kosten:
- Verpasste Hotelübernachtungen am Zielort
- Nicht wahrgenommene Reservierungen
- Konzertkarten, Event-Tickets
- Wichtige Geschäftstermine
Wichtig: Bewahren Sie ALLE Quittungen auf. Auch kleine Beträge summieren sich. Diese Kosten werden zusätzlich zur EU-Entschädigung erstattet.
Zeugenaussagen
Wann sind Zeugen wertvoll?
- Bei unklaren Verspätungsgründen
- Wenn Airline-Aussagen widersprochen wird
- Bei Diskriminierung oder schlechter Behandlung
- Wenn wichtige Ansagen gemacht wurden
Was sollte eine Zeugenaussage enthalten:
Zeugenaussage Flugverspätung
Ich, [Name des Zeugen], [Adresse], bestätige folgendes:
Am [Datum] war ich Passagier auf Flug [Flugnummer] von [Abflug]
nach [Ziel].
Folgendes habe ich beobachtet:
- Ursprüngliche Abflugzeit: [Uhrzeit]
- Erste Verspätungsansage: [Uhrzeit] - angekündigt: [X] Minuten
- Weitere Durchsagen: [Details]
- Tatsächlicher Abflug: [Uhrzeit]
- Begründung der Airline: [wenn bekannt]
Besondere Vorkommnisse:
[z.B. keine Betreuungsleistungen, widersprüchliche Aussagen, etc.]
Ort, Datum: [Stadt, TT.MM.JJJJ]
Unterschrift: ___________________
Kontaktdaten für Rückfragen:
Telefon: [Nummer]
E-Mail: [Adresse]
Tipp: Tauschen Sie am Flughafen Kontaktdaten mit anderen betroffenen Passagieren aus. Gemeinsame Forderungen sind oft erfolgreicher.
E-Mail-Korrespondenz
Bewahren Sie alle E-Mails auf:
- Erste Verspätungsbenachrichtigung
- Umbuchungsangebote
- Ablehnungen von Hilfsleistungen
- Kundenservice-Antworten
- Beschwerden und Reaktionen
Wichtig bei E-Mail-Verkehr:
- Niemals Originalanspruch aufgeben
- Keine Vergleiche vorschnell akzeptieren
- Gutscheine sind oft weniger wert als Geldentschädigung
- Deadlines der Airline ignorieren (3-Jahres-Frist gilt)
- Alle E-Mails als PDF speichern
Profi-Tipp: Erstellen Sie einen separaten Ordner "Flugentschädigung [Datum] [Flugnummer]" in Ihrem E-Mail-Programm und verschieben Sie alle relevanten Nachrichten dorthin.
Digitale vs. Papier-Kopien
Die Frage "Digital oder ausgedruckt?" wird oft gestellt. Die Antwort: Beides hat Vor- und Nachteile.
Vorteile digitaler Dokumente
Zugänglichkeit:
- Jederzeit und überall verfügbar
- Cloud-Sync auf allen Geräten
- Schnelles Versenden per E-Mail möglich
- Kein physischer Speicherplatz nötig
Sicherheit:
- Backup in der Cloud
- Kein Verlustrisiko durch Beschädigung
- Mehrfache Kopien möglich
- Durchsuchbar und organisierbar
Bearbeitung:
- Screenshots und Markierungen möglich
- Zusammenführung mehrerer Dokumente
- OCR für Text-Erkennung
- Direkte Weiterverarbeitung
Umweltfreundlich:
- Kein Papierverbrauch
- Keine Druckkosten
- Geringerer CO2-Fußabdruck
Vorteile von Papierdokumenten
Rechtssicherheit:
- Original-Boardingpässe mit Barcode
- Gestempelte Bestätigungen
- Handschriftliche Notizen von Airline-Personal
- Höhere Beweiskraft bei Gericht (manchmal)
Unabhängigkeit:
- Keine Technik erforderlich
- Kein Akkuverbrauch
- Keine Internet-Verbindung nötig
- Immer lesbar
Haptik:
- Übersichtlicher für manche Menschen
- Einfaches Ablegen in Ordnern
- Schnelles Durchblättern
- Notizen direkt möglich
Die optimale Strategie: Hybrid
Empfohlener Workflow:
-
Sofort am Flughafen:
- Papier-Boardingpass aufbewahren
- Alle Dokumente fotografieren
- In Cloud hochladen
-
Zu Hause:
- Papiere in Ordner abheften
- Digitale Kopien organisieren
- PDFs erstellen
- Backup auf externem Speicher
-
Bei Antragstellung:
- Digitale Kopien versenden
- Papier-Originale aufbewahren
- Kopien beschriften und datieren
Aufbewahrung:
- Papier: Mindestens 3 Jahre in festem Ordner
- Digital: Mehrfache Backups (Cloud + lokal)
- Organisation: Chronologisch und nach Reise
Aufbewahrungsfristen: Wie lange müssen Sie Dokumente behalten?
Gesetzliche Fristen in Deutschland
3 Jahre Verjährungsfrist: Die EU-Fluggastrechteverordnung gibt keine explizite Frist vor, aber nach deutschem Recht gilt:
- Ansprüche verjähren nach 3 Jahren
- Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist
- Beispiel: Flug am 15. März 2025 → Verjährung am 31. Dezember 2028
Wichtig: In anderen EU-Ländern können abweichende Fristen gelten:
- Großbritannien: 6 Jahre
- Niederlande: 5 Jahre
- Frankreich: 5 Jahre
- Spanien: 5 Jahre
Bei laufenden Verfahren:
- Verjährung wird durch Forderung gehemmt
- Nach Klageeinreichung: Dokumente bis Abschluss aufbewahren
- Gerichtliche Verfahren: + 30 Jahre Vollstreckungsfrist
Praktische Empfehlungen
Minimale Aufbewahrung: 3 Jahre
- Alle Flugdokumente
- Korrespondenz mit Airline
- Zahlungsnachweise
- Anwaltsschreiben
Empfohlene Aufbewahrung: 5 Jahre
- Besonders hohe Forderungen
- Komplizierte Fälle
- Mehrere Anspruchssteller
- Gerichtliche Auseinandersetzungen
Digitale Archivierung: Unbegrenzt
- Speicherplatz ist günstig
- Digitale Kopien als Langzeitbackup
- Kein Grund für Löschung
Organisation nach Jahren:
Dokumente/
├── Flugreisen-2023/
│ ├── Januar-Mallorca/
│ ├── Juni-New-York/
│ └── Dezember-Dubai/
├── Flugreisen-2024/
│ └── ...
└── Flugreisen-2025/
└── Maerz-London/
├── Buchungsbestaetigung.pdf
├── Boardingpass.jpg
├── Verspaetungsbestaetigung.pdf
└── Korrespondenz/
Dokumenten-Organisation: Profi-Tipps
Systematische Ablage-Struktur
Physische Dokumente:
Ordnersystem:
- Hauptordner "Flugreisen"
- Trennblätter nach Jahren
- Reise-Mappen für jeden Flug
- Beschriftung: "[Datum] [Strecke] [Flugnummer]"
Inhalt einer Reise-Mappe:
- Vorderseite: Übersicht mit wichtigsten Daten
- Buchungsbestätigung
- Boardingpässe
- Verspätungsbescheinigung
- Korrespondenz (chronologisch)
- Belege und Quittungen
- Notizen und Zeugenaussagen
Farbcodierung:
- Grün: Abgeschlossene Fälle (Zahlung erhalten)
- Gelb: Laufende Verfahren
- Rot: Abgelehnt / In Prüfung
- Blau: Ältere Reisen (über 2 Jahre)
Digitale Organisation
Cloud-Struktur:
Google Drive / Dropbox / iCloud:
├── Reisen/
│ ├── 2023/
│ ├── 2024/
│ └── 2025/
│ ├── 2025-01-15-London-LH123/
│ │ ├── 00-UEBERSICHT.txt
│ │ ├── 01-Buchung.pdf
│ │ ├── 02-Boardingpass.pdf
│ │ ├── 03-Verspaetung.pdf
│ │ ├── 04-Fotos/
│ │ ├── 05-Belege/
│ │ └── 06-E-Mails/
│ └── 2025-03-20-Paris-AF456/
│ └── ...
Dateinamen-Konvention:
JJJJ-MM-TT_Flugnummer_Dokumenttyp_Version.pdf
Beispiele:
2025-01-15_LH123_Buchungsbestaetigung_v1.pdf
2025-01-15_LH123_Boardingpass_Original.pdf
2025-01-16_LH123_Verspaetungsbestaetigung_Airline.pdf
2025-01-20_LH123_Forderungsschreiben_v2.pdf
Übersichtsdatei erstellen:
ÜBERSICHT: Flug LH123 am 15.01.2025
FLUGDATEN:
- Flugnummer: LH123
- Strecke: Frankfurt (FRA) → London Heathrow (LHR)
- Datum: 15.01.2025
- Geplant: 10:30 → 11:45
- Tatsächlich: 14:50 → 16:05
- Verspätung: 4 Stunden 20 Minuten
PASSAGIERE:
1. Max Mustermann (Buchender)
2. Maria Mustermann
3. Tim Mustermann (Kind)
ENTSCHÄDIGUNGSANSPRUCH:
- Distanz: 650 km
- Anspruch pro Person: 250 €
- Gesamt: 750 €
DOKUMENTE:
✅ Buchungsbestätigung (Buchungsnr: ABC123)
✅ Boardingpässe (alle 3 Personen)
✅ Verspätungsbestätigung (per E-Mail)
✅ Fotos Anzeigetafel
✅ Belege Verpflegung (38,50 €)
STATUS:
- 16.01.2025: Forderung versendet
- 30.01.2025: Airline antwortete (Ablehnung)
- 05.02.2025: Anspruch an FlugNinja übergeben
- 15.03.2025: Zahlung erhalten ✓
Tools und Apps für Organisation
Dokumenten-Scanner-Apps:
- Adobe Scan (kostenlos, hervorragende OCR)
- Microsoft Lens (kostenlos, Office-Integration)
- Scanner Pro (iOS, kostenpflichtig)
- CamScanner (Android/iOS, Freemium)
Cloud-Speicher:
- Google Drive (15 GB kostenlos)
- Dropbox (2 GB kostenlos, gute Synchronisation)
- iCloud (5 GB kostenlos, für Apple-Nutzer)
- OneDrive (5 GB kostenlos, Office-Integration)
Notizen und Listen:
- Evernote (Dokumente + Notizen kombinieren)
- Notion (Datenbank-Funktion für Reiseübersicht)
- Google Keep (Schnelle Notizen mit Fotos)
Spezial-Apps für Flugreisen:
- TripIt (Automatische Reiseorganisation)
- App in the Air (Flug-Tracking + Dokumente)
- Flighty (Premium Flug-Tracker)
Checkliste für optimale Organisation
Vor der Reise:
- ☐ Cloud-Ordner für Reise anlegen
- ☐ Buchungsbestätigung digital speichern
- ☐ Physische Reisemappe vorbereiten
- ☐ Scanner-App auf Smartphone installieren
- ☐ Offline-Kopien wichtiger Dokumente
Am Flughafen (bei Problemen):
- ☐ Alle Dokumente sofort fotografieren
- ☐ Fotos in Cloud hochladen
- ☐ Verspätungsbescheinigung anfordern
- ☐ Durchsagen aufzeichnen (Smartphone)
- ☐ Anzeigetafeln fotografieren
- ☐ Belege für alle Ausgaben sammeln
- ☐ Kontakte zu anderen Passagieren tauschen
Nach der Reise:
- ☐ Alle Dokumente einscannen
- ☐ Digitale Kopien organisieren
- ☐ Übersichtsdatei erstellen
- ☐ Backup auf externem Speicher
- ☐ Papier-Dokumente abheften
- ☐ Verspätungsbestätigung nachfordern (falls nicht erhalten)
Bei Antragstellung:
- ☐ Alle relevanten Dokumente zusammenstellen
- ☐ Kopien erstellen (Originale behalten)
- ☐ PDFs in lesbare Formate konvertieren
- ☐ E-Mail-Ordner für Korrespondenz anlegen
- ☐ Fristen notieren (z.B. in Kalender)
Airline-spezifische Besonderheiten
Jede Airline hat eigene Systeme und Anforderungen. Hier die wichtigsten Unterschiede:
Lufthansa Group (Lufthansa, Swiss, Austrian, Brussels Airlines)
Besonderheiten:
- Digitaler Boardingpass in App gut dokumentiert
- Kunde-Service über "Lufthansa Service Center"
- Verspätungsbestätigungen meist kooperativ
- Miles & More Gutschrift beweist Flug
Dokumenten-Anforderung:
- Buchungsbestätigung mit 6-stelligem Code
- E-Ticket-Nummer (13-stellig, beginnt mit 220)
- Bei Miles & More: Meilengutschrift-Nachweis
Tipp: Lufthansa hat gutes Online-Portal zur Buchungsverwaltung. Alte Buchungen sind lange abrufbar.
Ryanair
Besonderheiten:
- Nur digitale Boardingpässe (ab 48h vor Abflug)
- Strikte 40€ Strafe bei fehlendem Boardingpass am Gate
- Online Check-in zwingend erforderlich
- Sehr unkooperativ bei Verspätungsbestätigungen
Dokumenten-Anforderung:
- Screenshot des kompletten Boardingpasses (mit Barcode)
- Buchungsnummer (6-stelliger Code)
- E-Mail-Bestätigung aufbewahren
Achtung: Ryanair löscht alte Buchungen aus dem Konto. Sofort nach Check-in Boardingpass als PDF speichern!
easyJet
Besonderheiten:
- Flexible Nutzung von App oder Ausdruck
- Relativ gute Dokumentation in App
- Verspätungsbestätigungen häufig schwierig
Dokumenten-Anforderung:
- Buchungsnummer (beginnt oft mit EZY)
- Boarding-Bestätigung (per E-Mail oder App)
- Bei Verzögerung: Smartphone-Screenshots von App
Tipp: easyJet-App zeigt Flughistorie, aber nur begrenzt. Screenshots machen!
Eurowings
Besonderheiten:
- Teil der Lufthansa Group, aber separates System
- Digitaler Boardingpass ähnlich wie Lufthansa
- Kundenservice teilweise ausgelagert
Dokumenten-Anforderung:
- Buchungscode (6-stellig)
- E-Ticket-Nummer
- Bei Boomerang Club: Bonuspunkte-Gutschrift
Turkish Airlines
Besonderheiten:
- Miles&Smiles Programm (Meilengutschrift beweist Flug)
- Gute Kooperation bei Verspätungsbestätigungen
- Teilweise unterschiedliche Anforderungen für EU/Nicht-EU-Flüge
Dokumenten-Anforderung:
- PNR (Passenger Name Record)
- E-Ticket-Nummer (beginnt mit 235)
- Bei Vielflieger-Programm: Mitgliedsnummer
British Airways
Besonderheits:
- Executive Club Gutschrift als Nachweis nutzbar
- Online-Buchungsverwaltung sehr umfangreich
- Verspätungsbestätigungen über separates EU-Entschädigungs-Portal
Dokumenten-Anforderung:
- Booking Reference (6 Buchstaben)
- E-Ticket-Nummer (beginnt mit 125)
- Bei Avios-Sammlung: Transaktionshistorie
Wichtig: Nach Brexit gelten besondere Regeln für UK-Flüge. EU-Verordnung gilt nur noch eingeschränkt.
Praktische Beispiele: So sieht gute Dokumentation aus
Beispiel 1: Perfekt dokumentierte Verspätung
Szenario: Familie Müller, Flug von München nach Mallorca, 5 Stunden Verspätung
Gesammelte Dokumente:
-
Buchungsbestätigung (per E-Mail, 3 Wochen vor Flug)
- 4 Passagiere: 2 Erwachsene, 2 Kinder
- Direktbuchung bei Eurowings
- Buchungscode: AB12CD
-
Boardingpässe (alle 4 digital + ausgedruckt)
- Fotos der Ausdrucke
- PDFs aus Eurowings-App gespeichert
- Backup per E-Mail an sich selbst
-
Verspätungsdokumentation:
- 10:15 Uhr: Foto der Anzeigetafel (erste Verzögerung: +30 Min)
- 11:00 Uhr: Foto der Anzeigetafel (weitere Verzögerung: +120 Min)
- 12:30 Uhr: Video der Lautsprecher-Durchsage (technisches Problem)
- 14:45 Uhr: Foto beim Boarding (tatsächliche Abflugzeit)
- Screenshot von FlightRadar24 mit Flugverlauf
-
Verspätungsbestätigung:
- Am Serviceschalter angefordert
- Schriftliche Bestätigung mit Stempel
- Grund: "Technical issue with aircraft"
-
Ausgabenbelege:
- 2x Mittagessen am Flughafen (42,80 €)
- Getränke für Kinder (8,50 €)
- WLAN-Zugang (5,99 €)
-
Zusatzdokumentation:
- E-Mail-Korrespondenz mit Eurowings
- Hotelrechnung Mallorca (Check-in verzögert sich)
- Fotos der wartenden Familie (mit Zeitstempel)
Ergebnis:
- Anspruch: 4 × 250 € = 1.000 €
- Zusatzkosten: 57,29 €
- Gesamtzahlung: 1.057,29 €
- Bearbeitungszeit: 6 Wochen
Was den Unterschied machte: Die lückenlose Fotodokumentation und die offizielle Verspätungsbestätigung machten den Fall wasserdicht. Eurowings zahlte ohne Widerspruch.
Beispiel 2: Erfolg trotz fehlendem Boardingpass
Szenario: Geschäftsreisender Herr Schmidt, Flug Frankfurt-London, Boardingpass verloren
Verfügbare Dokumente:
-
Buchungsbestätigung (über Firmen-Reisebüro)
- Travel Management System
- Kreditkarten-Zahlung nachweisbar
-
Kein Boardingpass verfügbar
- Papier-Boardingpass im Flugzeug liegen gelassen
- App gelöscht nach Reise
- Lufthansa-Konto zeigt Flug nicht mehr an
-
Alternative Nachweise:
- Miles & More Meilengutschrift (beweist Flug!)
- E-Mail von Lufthansa über Verspätung
- Hotelrechnung in London (gleicher Tag)
- Geschäftstermin-Kalender (Nachweis Anwesenheit)
- Kreditkartenabrechnung (Zahlung Flug + Hotel London)
-
Verspätungsbestätigung:
- Per E-Mail bei Lufthansa angefordert
- Erhielt Bestätigung nach 2 Wochen
- Inklusive Flugdaten und Verspätungsdauer
Ergebnis:
- Anspruch: 250 €
- Zahlung durch FlugNinja durchgesetzt
- Bearbeitungszeit: 10 Wochen
Was den Unterschied machte: Die Miles & More Gutschrift war der entscheidende Beweis. Sie dokumentierte eindeutig die Teilnahme am Flug. Kombination mit Hotelrechnung und E-Mail-Bestätigung überzeugte.
Beispiel 3: Gruppenreise mit komplexer Buchung
Szenario: 8 Freunde, Pauschalreise nach Kreta, Annullierung am Vortag
Herausforderungen:
- Buchung über Reiseveranstalter
- 3 separate Buchungsvorgänge
- Verschiedene Nachnamen
- Kurzfristige Umbuchung
Gesammelte Dokumente:
-
Reisebestätigungen (alle 3 Buchungen)
- Reiseveranstalter: TUI
- Inkl. Flugdetails und Flugnummer
- Sicherungsscheine
-
Annullierungsbenachrichtigung:
- E-Mail vom Reiseveranstalter (14:00 Uhr am Vortag)
- Telefonische Benachrichtigung (dokumentiert)
- SMS-Bestätigungen
-
Umbuchungsdokumentation:
- Angebotene Alternative (2 Tage später)
- Abgelehnt, da Urlaub nicht verlängerbar
- E-Mail-Korrespondenz mit TUI
-
Zusatzkosten:
- Nutzlose Hotelübernachtungen (8 × 120 €)
- Stornierte Mietwagenbuchung
- Nicht wahrgenommene Ausflugstickets
-
Zeugenaussagen:
- Alle 8 Personen unterzeichneten gemeinsame Erklärung
- Kontaktdaten aller Beteiligten
Ergebnis:
- Entschädigung: 8 × 400 € = 3.200 € (EU-Verordnung)
- Reisepreisminderung: Separate Forderung an TUI
- Zusatzkosten: Teilerstattung von TUI
- Bearbeitungszeit: 14 Wochen
Was den Unterschied machte: Gemeinsames Auftreten als Gruppe, klare Dokumentation der Ablehnung der Alternative, und Nachweis der entstandenen Kosten führten zu vollem Erfolg.
Häufige Fehler bei der Dokumentation vermeiden
Fehler 1: Dokumente zu spät sichern
Problem: Viele Passagiere denken erst Tage später an die Dokumentation.
Folgen:
- Digitale Boardingpässe gelöscht
- Flug-Apps zeigen alte Flüge nicht mehr
- Anzeigetafeln nicht mehr fotografierbar
- Zeugen nicht mehr auffindbar
Lösung:
- Sofort am Flughafen alle relevanten Dokumente fotografieren
- Noch im Flughafen-WLAN in Cloud hochladen
- Vor Verlassen des Flughafens Verspätungsbestätigung anfordern
Fehler 2: Unvollständige Fotos
Problem: Fotos ohne relevante Informationen.
Häufige Fehler:
- Nur Teile des Boardingpasses fotografiert
- Anzeigetafeln ohne Uhrzeit/Datum
- Unscharfe oder unleserliche Bilder
- Wichtige Informationen abgeschnitten
Lösung:
- Checkliste beim Fotografieren:
- ✓ Komplettes Dokument sichtbar
- ✓ Alle Ecken im Bild
- ✓ Scharf und gut beleuchtet
- ✓ Zeitstempel aktiviert
- ✓ Mehrere Fotos zur Sicherheit
- ✓ Zoom für wichtige Details
Fehler 3: Originale wegwerfen
Problem: Papier-Boardingpässe nach Fotoaufnahme entsorgt.
Warum problematisch:
- Manche Gerichte verlangen Originale
- Barcodes müssen manchmal verifiziert werden
- Fotos können Fälschung vorgeworfen werden
Lösung:
- Papier-Originale mindestens 3 Jahre aufbewahren
- In festem Ordner ablegen
- Nicht knicken oder beschädigen
- Separat von digitalen Kopien aufbewahren
Fehler 4: Unverschlüsselte Daten
Problem: Persönliche Daten ungeschützt in Cloud oder E-Mail.
Risiken:
- Passdaten sichtbar
- Buchungscodes ausnutzbar
- Identitätsdiebstahl möglich
Lösung:
- Cloud-Ordner mit Passwort schützen
- E-Mails mit sensiblen Daten verschlüsseln
- Persönliche Daten schwärzen (bei Weitergabe)
- Sichere Cloud-Dienste nutzen (2-Faktor-Authentifizierung)
Fehler 5: Keine Backups
Problem: Alle Dokumente nur an einem Ort.
Was passieren kann:
- Smartphone gestohlen
- Cloud-Konto gehackt
- Festplatte defekt
- E-Mail-Konto gelöscht
Lösung - 3-2-1 Backup-Regel:
- 3 Kopien der Daten
- 2 verschiedene Speichermedien
- 1 Kopie extern/offline
Praktisch:
- Original: Smartphone
- Backup 1: Cloud (Google Drive)
- Backup 2: Lokaler Computer
- Backup 3: Externer USB-Stick oder Papier
Dokumenten-Checkliste: Schnellübersicht
Essenzielle Dokumente (MUSS)
- ☐ Boardingpass (digital + Foto)
- ☐ Buchungsbestätigung (E-Mail oder PDF)
- ☐ Verspätungsbescheinigung (Airline oder Screenshot)
- ☐ Personalausweis/Reisepass (Kopie zur Identitätsprüfung)
Wichtige Zusatzdokumente (SOLLTE)
- ☐ Anzeigetafel-Fotos (mit Zeitstempel)
- ☐ E-Mail-Korrespondenz mit Airline
- ☐ Zahlungsnachweis (Kreditkarte/Überweisung)
- ☐ Check-in-Bestätigung (E-Mail oder SMS)
Hilfreiche Extras (KANN)
- ☐ Ausgabenbelege (Verpflegung, Hotel, etc.)
- ☐ Zeugenaussagen von Mitreisenden
- ☐ Fotos/Videos am Flughafen
- ☐ Social Media Posts (mit Zeitstempel)
- ☐ Vielfliegernummer-Gutschrift
- ☐ Hotelrechnungen am Zielort
- ☐ Mietwagenbuchungen
- ☐ Event-Tickets (falls verpasst)
Spezielle Situationen
Bei Pauschalreise zusätzlich:
- ☐ Reisebestätigung vom Veranstalter
- ☐ Sicherungsschein
- ☐ Separate Flugdaten (wenn verfügbar)
Bei Geschäftsreise zusätzlich:
- ☐ Firmen-Buchungsbestätigung
- ☐ Reisekostenabrechnung
- ☐ Bestätigung verpasster Termine
Bei Familienreise zusätzlich:
- ☐ Alle Boardingpässe (jedes Familienmitglied)
- ☐ Geburtsurkunden (bei Minderjährigen)
- ☐ Familienbuchung-Nachweis
Zusammenarbeit mit FlugNinja: Was wir brauchen
Bei FlugNinja machen wir Ihnen die Dokumentation so einfach wie möglich.
Minimalanforderungen
Das reicht uns für die erste Prüfung:
- Flugnummer und Flugdatum
- Ihr Name (wie gebucht)
- Kurze Beschreibung des Problems (Verspätung/Annullierung)
Wir beschaffen dann:
- Offizielle Flugdaten aus Luftfahrtdatenbanken
- Verspätungsdokumentation
- Wetterdaten und außergewöhnliche Umstände
- Airline-Verantwortlichkeit
Optimale Dokumentation für schnellere Bearbeitung
Wenn Sie diese Dokumente haben, geht's noch schneller:
-
Boardingpass (Foto oder PDF)
- Beschleunigt Identifikation
- Beweist Ihre Anwesenheit auf Flug
-
Buchungsbestätigung (E-Mail oder Screenshot)
- Hilft bei Identifikation aller Passagiere
- Klärt Buchungsweg (wichtig für Zuständigkeit)
-
Verspätungsbestätigung (falls vorhanden)
- Stärkt den Fall
- Verkürzt Airline-Korrespondenz
-
Besondere Umstände (Fotos, Belege, etc.)
- Bei hohen Zusatzkosten
- Bei außergewöhnlichen Situationen
- Bei Diskriminierung oder schlechter Behandlung
Unser Upload-Prozess
So einfach reichen Sie Dokumente ein:
-
Online-Formular ausfüllen:
- Grunddaten eingeben
- Flugdetails bestätigen
- Kontaktdaten hinterlegen
-
Dokumente hochladen:
- Drag & Drop Interface
- Mehrere Dateien gleichzeitig
- Unterstützte Formate: PDF, JPG, PNG, HEIC
- Maximale Dateigröße: 10 MB pro Datei
-
Automatische Prüfung:
- Sofortige Vollständigkeitsprüfung
- Hinweise auf fehlende Dokumente
- Optionale Nachreichung möglich
-
Sichere Speicherung:
- DSGVO-konform
- Verschlüsselte Übertragung
- Automatische Backups
Was passiert mit Ihren Daten?
Datenschutz bei FlugNinja:
- Verwendung nur für Ihren Entschädigungsfall
- Keine Weitergabe an Dritte (außer notwendige Dienstleister)
- Verschlüsselte Speicherung
- Löschung nach Abschluss (auf Wunsch sofort)
- Jederzeit Auskunftsrecht
Sonderfälle: Dokumentation bei besonderen Situationen
Gruppenreisen und Familien
Besonderheiten:
- Mehrere Passagiere, oft unterschiedliche Nachnamen
- Getrennte oder gemeinsame Buchungen
- Minderjährige Reisende
Erforderliche Dokumente:
- Alle Boardingpässe (jeder Person)
- Nachweis der Zusammengehörigkeit (z.B. gemeinsame Buchung)
- Bei Minderjährigen: Geburtsurkunden oder Ausweise
- Eine Kontaktperson als Hauptansprechpartner
Tipp: Bestimmen Sie eine Person als "Lead Passenger" für die Kommunikation. Alle anderen können Vollmacht erteilen.
Verpasste Anschlussflüge
Besonderheiten:
- Zwei oder mehr Flüge betroffen
- Nur ein Teil verzögert
- Gesamtverspätung am Endziel zählt
Erforderliche Dokumente:
- Alle Boardingpässe (alle Teilstrecken)
- Alle Buchungsbestätigungen
- Wichtig: Nachweis, dass Flüge gemeinsam gebucht wurden
- Ankunftszeit am finalen Zielort
- Bei separaten Buchungen: Nachweis ausreichender Umsteigezeit
Achtung: Bei selbst zusammengestellten Verbindungen (separate Buchungen) ist Anspruch oft schwieriger durchzusetzen.
Streik-Situationen
Besonderheiten:
- Außergewöhnliche Umstände nur bei Fremd-Streiks
- Airline-eigene Streiks = volle Entschädigung
Erforderliche Dokumente:
- Standard-Dokumente (wie immer)
- Zusätzlich: Nachweis über Art des Streiks
- Pressemitteilungen
- Gewerkschafts-Ankündigungen
- Berichte über Streik-Beginn und -Ende
- Betroffene Airline/Flughäfen
Wichtig: Burden of proof liegt bei Airline. Sie muss beweisen, dass Streik außergewöhnlich war.
Technische Probleme
Besonderheiten:
- Airline behauptet oft "unvorhersehbar"
- Reguläre Wartung = keine Ausrede
- Versteckte Probleme können planbar sein
Erforderliche Dokumente:
- Genaue Begründung der Airline (am Flughafen anfordern!)
- Durchsagen aufzeichnen
- Crew-Aussagen dokumentieren
- Wartungshistorie des Flugzeugs (wenn ermittelbar)
FlugNinja-Vorteil: Wir haben Zugang zu Wartungsdatenbanken und können prüfen, ob Problem wirklich unvorhersehbar war.
Unwetter und Force Majeure
Besonderheiten:
- Echtes Unwetter = außergewöhnlicher Umstand
- Vorhergesagtes Wetter = oft keine Ausrede
- Andere Flüge gestartet? = Airline hätte können
Erforderliche Dokumente:
- Wetterdaten zum Zeitpunkt (offiziell)
- Fotos/Videos vom Wetter
- Flugverkehr anderer Airlines (waren andere Flüge pünktlich?)
- Zeitpunkt der Wettervorhersage vs. Verspätungsbekanntgabe
Recherche-Quellen:
- Wetter.de historische Daten
- FlightRadar24 für anderen Flugverkehr
- Flughafen-Mitteilungen
Fazit: Gut dokumentiert ist halb gewonnen
Die wichtigsten Erkenntnisse zusammengefasst:
Die goldenen Regeln der Dokumentation
- Sofort handeln: Dokumente am Flughafen sichern, nicht erst zu Hause
- Mehrfach sichern: Digital + Papier, Cloud + lokal
- Vollständig fotografieren: Alle Dokumente komplett und scharf
- Systematisch ablegen: Klare Struktur für schnellen Zugriff
- Langfristig aufbewahren: Mindestens 3 Jahre, besser 5 Jahre
Ihr Minimal-Set
Diese 3 Dokumente brauchen Sie auf jeden Fall:
- Boardingpass
- Buchungsbestätigung
- Verspätungsbestätigung (oder Screenshots als Ersatz)
Erfolgsfaktoren
Was den Unterschied macht:
- Lückenlose Dokumentation
- Zeitstempel auf Fotos
- Offizielle Bestätigungen
- Ausgabenbelege
- Zeugen bei komplexen Fällen
Keine Panik bei fehlenden Dokumenten
Selbst ohne perfekte Dokumentation:
- FlugNinja kann oft helfen
- Flugdaten sind öffentlich verfügbar
- Airlines haben Aufbewahrungspflicht
- Alternative Nachweise werden akzeptiert
Nächste Schritte
Wenn Sie betroffen sind:
- Sofort: Alle verfügbaren Dokumente sichern
- Binnen 7 Tagen: Verspätungsbestätigung nachfordern
- Binnen 30 Tagen: Anspruch anmelden (selbst oder über FlugNinja)
- Innerhalb 3 Jahre: Rechtliche Frist für Forderung
Mit FlugNinja an Ihrer Seite:
- ✅ Keine Sorge um fehlende Dokumente - wir beschaffen nach
- ✅ Kein Stress mit Airline-Korrespondenz - wir übernehmen
- ✅ Kein Risiko - Sie zahlen nur bei Erfolg
- ✅ Maximale Erfolgschance - wir kennen alle Tricks
Ihre Flugentschädigung mit FlugNinja
Bereit, Ihre Entschädigung zu fordern?
Mit den Informationen aus diesem Ratgeber sind Sie bestens vorbereitet. FlugNinja macht den Rest - unkompliziert, erfolgreich, ohne Risiko.
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- 💰 Bis zu 600 € pro Person
- 🛡️ Kein Erfolg = keine Kosten
- ⚖️ Notfalls bis vor Gericht
Häufig gestellte Fragen:
Muss ich alle Dokumente haben, um einen Anspruch zu stellen? Nein. Die drei Basisdokumente (Boardingpass, Buchung, Verspätungsbestätigung) sind ideal, aber nicht alle zwingend erforderlich. FlugNinja kann auch mit weniger Dokumenten arbeiten.
Was passiert, wenn ich meinen Boardingpass verloren habe? Kein Problem. Kontaktieren Sie die Airline für eine Kopie, oder nutzen Sie alternative Nachweise wie Miles & More Gutschriften, Hotelrechnungen oder Buchungsbestätigungen.
Wie lange dauert es, eine Verspätungsbestätigung zu bekommen? Bei Anforderung am Flughafen: sofort. Per E-Mail bei der Airline: 1-4 Wochen. FlugNinja kann offizielle Flugdaten auch ohne Airline-Bestätigung nachweisen.
Reichen digitale Kopien oder brauche ich Originale? Digitale Kopien reichen in 95% aller Fälle. Bewahren Sie Originale trotzdem auf - bei Gerichtsfällen können sie verlangt werden.
Wie organisiere ich am besten meine Reisedokumente? Hybrid-Ansatz: Papier in Ordner (chronologisch), digital in Cloud (nach Reise strukturiert), mehrfache Backups. Nutzen Sie unsere Ordner-Struktur aus diesem Artikel.
Muss ich Ausgabenbelege aufbewahren? Ja! Kosten für Verpflegung, Hotel, Transport etc. werden zusätzlich zur EU-Entschädigung erstattet. Sammeln Sie alle Quittungen.
Wie lange muss ich Dokumente aufbewahren? Mindestens 3 Jahre (Verjährungsfrist in Deutschland). Empfohlen: 5 Jahre. Digital: unbegrenzt (kostet nichts).
Kann FlugNinja auch ohne Dokumente helfen? Ja. Wir brauchen mindestens Flugnummer, Datum und Ihren Namen. Den Rest können wir oft selbst recherchieren. Je mehr Dokumente Sie haben, desto schneller geht es.
Über den Autor: Dieser Ratgeber wurde vom FlugNinja-Team erstellt - Experten für Fluggastrechte mit über 10 Jahren Erfahrung und Tausenden erfolgreich durchgesetzten Entschädigungen. Wir kennen jeden Trick der Airlines und kämpfen für Ihre Rechte.
Letzte Aktualisierung: 17. Januar 2025
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